Mobilya Üretim Takip Programı: Atölyede Neyi Takip Etmeli?

Telefon çalıyor, müşteri mutfağının ne zaman geleceğini soruyor. Cevap için önce defteri karıştırıyor, sonra atölyeye inip ustaya soruyorsunuz. Mobilya üretim takip programı arıyorsanız nedeni büyük ihtimalle budur: işler yürüyor ama hangi siparişin hangi aşamada olduğunu bir tek siz biliyorsunuz, o da aklınızdaysa.

Üç ile on beş kişilik bir atölyenin ihtiyacı çoğu zaman fabrika ölçeğinde bir ERP, yani işletmenin bütün işlerini tek sistemde toplayan program değildir. İhtiyaç, altı bilgiyi herkesin aynı yerde görmesidir; bunlar belli olunca defter mi, Excel mi, program mı sorusu kolay cevaplanır.

Atölyede neyi takip etmelisiniz?

Küçük bir mobilya atölyesinde altı bilgiyi takip etmek yeter: sipariş, üretim aşaması, termin, malzeme, ödeme ve montaj randevusu. Makine verimi, puantaj ve maliyet analizi sonraya kalabilir. Ölçüt basittir: müşteri aradığında ya da usta sırada ne olduğunu sorduğunda cevabı kimseye danışmadan verebiliyor musunuz?

Bir mobilya siparişi ölçüden teslime hangi aşamalardan geçer?

Ölçüye göre üretim yapan bir atölyede sipariş çoğunlukla yedi aşamadan geçer. Programdaki aşama listesi de budur; sizde sıra farklıysa ona göre kurulur.

1. Keşif ve ölçü: Yerinde ölçü alınır; ölçü krokisi ve mekân fotoğrafları kayda eklenir.
2. Teklif ve onay: Çizim ve tutar müşteriye gider; onay ve kapora ile iş başlar.
3. Malzeme: Levha, kenar bandı, kapak ve hırdavat listesi çıkarılır; eksikler sipariş edilir.
4. Kesim ve bantlama: Levhalar ölçüsüne göre kesilir (ebatlama), kenarları bantlanır, delikleri açılır.
5. Dış işler: Lake boya, cam ya da mutfak tezgâhı gibi fasona, yani başka bir atölyeye verilen kalemler gönderilir ve geri beklenir.
6. Ön montaj ve paketleme: Gövdeler atölyede toplanır, eksik parça kontrol edilir, iş sevke hazırlanır.
7. Yerinde montaj ve teslim: Montaj yapılır, müşteriyle birlikte kontrol edilir, kalan ödeme alınır.

Bu listede gözden en kolay kaçan, üzerinde çalışılan iş değil bekleyen iştir: onayı gelmeyen çizim, boyadan dönmeyen kapak, yolda olan ray. Bu yüzden programda bir “bekliyor” durumu ve nedeni seçilebilmelidir: müşteri onayı, malzeme ya da fason.

Mobilya üretim takip programı yerine Excel yeter mi?

Yeter; aynı anda yürüyen iş sayısı azsa ve dosyayı tek kişi güncelliyorsa Excel işinizi görür. Her siparişe bir satır açın; sütunlar müşteri, ürün, aşama, bekleme nedeni, termin, malzeme durumu, kalan ödeme ve montaj günü olsun. Aynı başlıklar kâğıt bir atölye iş takip formuna da yazılabilir. Sorun araçta değil, işler çoğaldığında bilginin tek kişide ve tek yerde kalmasındadır.

Karşılaştırma	Defter ya da form	Excel	Program
Bilgiyi kim görür?	Defterin başındaki	Dosyayı açan	Yetkisi olan herkes
Aşama nasıl güncellenir?	Sorarak	Biri yazarsa	İşi yapan işaretler
Termin uyarısı	Yok	Dosyayı açan görür	Yaklaşan iş öne çıkar
Çizim ve fotoğraf	Ayrı yerde	Ayrı klasörde	Sipariş kaydında
Ne zaman yeter?	Tek usta, birkaç iş	Tek kişi güncelliyorsa	Çok iş, çok kişi

Excel’i ortak kullanmak mümkündür: Microsoft’un destek sayfasına göre dosya şirketin çevrim içi dosya alanı OneDrive’da duruyorsa birkaç kişi aynı anda düzenleyebilir. Masaüstü uygulamada Microsoft 365 aboneliği gerekir; güncel koşulları oradan teyit edin. Dosya e-postayla ya da WhatsApp’la dolaşıyorsa herkesin elinde ayrı bir kopya kalır. Şu işaretlerden ikisi sizde varsa Excel’in sınırına gelmişsiniz demektir:

• “Güncel dosya hangisi?” sorusu soruluyorsa.
• Ustalar dosyayı açmıyor, aşamayı size sözle bildiriyorsa.
• Ölçü fotoğrafları ve çizimler telefonda, WhatsApp’ta ve bilgisayarda ayrı ayrı duruyorsa.
• Teslim tarihinin geçtiğini müşteri arayınca fark ediyorsanız.

Mobilya stok takip programı neyi saymalı?

Her şeyi saymaya çalışmayın; üç grubu saymak çoğu atölyeye yeter: tam levha, kenar bandı ve hırdavat. Stok takibinin amacı sayım yapmak değil, iş başlamadan önce “bu işin malzemesi elde var mı” sorusunu cevaplamaktır.

• Levha: Cinsine, rengine ve kalınlığına göre tam plaka adedi.
• Kenar bandı: Rengine ve enine göre metre.
• Hırdavat: Menteşe, ray, kulp ve bağlantı elemanları adet ya da kutu olarak; her kalem için bir alt sınır.
• Siparişe özel kalemler: Kapak, cam ya da mutfak tezgâhı gibi yalnızca o iş için gelen parçalar stokta değil, siparişin malzeme listesinde izlenir.

Alt sınır, bir malzeme için belirlediğiniz en düşük miktardır; stok bunun altına düştüğünde program sizi uyarır. Menteşe ya da ray bittiği için duran iş böyle önlenir. Kesimden artan parçaları tek tek kaydetmeyi ilk aşamada önermem: her parçayı ölçüp girmek ayrı bir iş yüküdür.

Mobilya sipariş takip programı neleri kaydetmeli?

Sipariş tarafında beş kayıt tutulmalıdır: teklif geçmişi, onaylı çizim, değişiklik kaydı, ödeme hareketleri ve teslim kaydı. Üretim takibi atölyenin içini, sipariş takibi müşteriye verdiğiniz sözü izler; ikisi aynı kayıtta durur, ayrı bir sipariş programı aramanız gerekmez.

• Teklif geçmişi: Hangi tarihte, hangi çizime göre, hangi tutarla teklif verildiği.
• Onaylı çizim: Müşterinin son onayladığı sürüm; eski sürümlerden ayrı işaretlenir.
• Değişiklik kaydı: Onaydan sonra istenen her değişiklik, tarihi ve tutara etkisiyle.
• Ödeme hareketleri: Kapora ve ara ödemelerin tarihi; kalan bakiye kendiliğinden hesaplanır.
• Teslim kaydı: Montaj bittiğinde çekilen fotoğraflar ve varsa eksik ya da kusur notu.

Müşteri kesim başladıktan sonra çekmece yerine kapak isterse, bunun hangi gün istendiği ve tutarı nasıl değiştirdiği kayıtta yazılı olmalıdır; teslim günü hafıza değil kayıt konuşur.

Hazır mobilyacı programı mı, atölyeye özel panel mi?

Önce mobilyacılar için hazırlanmış bir programı deneyin; atölyeye özel panel, o program sizin aşamalarınıza ve fason düzeninize uymadığında gündeme gelir. “Mobilyacı programı” diye aradığınızda mobilyaya özel programların yanında üç tür genel seçenek de çıkar:

Hangisini denerseniz deneyin, gerçek bir siparişinizi ölçüden teslime programa işleyin. Şu dört cümleden biri sizi anlatıyorsa sıra atölyeye özel paneldedir:

• Aşamalarınız ve fason düzeniniz hazır programdaki kalıba uymuyor.
• Ustaların telefondan tek dokunuşla kullanacağı kadar sade bir ekran gerekiyor.
• Sitenizdeki teklif formundan gelen talebin doğrudan sipariş kaydına dönüşmesini istiyorsunuz.
• Müşteriye ya da birlikte çalıştığınız iç mimara işin aşamasını göstermek istiyorsunuz.

Tek ustayla ayda birkaç iş çıkaran bir atölyeye ise özel panel gereksiz masraftır; Excel yeter. Üçüncü seçenek, ürün ağacı (bir ürünün malzeme listesi), iş emri ve fason takibi hazır gelen ERPNext gibi açık kaynak bir ERP’yi kurup yalnızca gereken bölümlerini açmaktır. Atölyenize uyarlanması emek ister; bu kurulumları da yapıyorum.

Özel yazılımın teklif, kaynak kod ve bakım tarafını yazılım yaptırmak istiyorum yazısında anlattım. Yaptığım işler portfolyo sayfasında duruyor.

Atölyeye özel panelde hangi ekranlar olur?

Küçük bir atölye için ilk sürüm beş ekranla kurulabilir. Panel, tarayıcıdan bir adrese girilerek açılan web tabanlı bir programdır: bilgisayara kurulum istemez, ustanın telefonundan da açılır.

• İş panosu: Her sipariş bir kart, her aşama bir sütun. Geciken iş kırmızı, bekleyen iş nedeniyle birlikte görünür.
• Sipariş kaydı: Müşteri, adres, ölçü krokisi, çizim, malzeme listesi, ödeme ve notlar tek sayfada.
• Takvim: Teslim tarihleri ve montaj randevuları hafta görünümünde.
• Malzeme ve stok: Eldeki miktarlar, alt sınırın altına düşenler, sipariş edilip beklenenler.
• Usta ekranı: Telefonda yalnızca kendi sırasındaki işler ve büyük bir “aşamayı tamamla” düğmesi.

Herkes her şeyi görmez: siz tutarları ve bütün siparişleri, usta kendi işini ve çizimi, montaj ekibi adresi ve randevuyu görür. Bu ayrım yalnızca düzen için değildir: bir kişinin adı, telefon numarası ve adresi 6698 sayılı Kanun kapsamında kişisel veri sayılır; Kişisel Verileri Koruma Kurumunun veri güvenliği rehberi de çalışanlara işleri için gereken ölçüde erişim yetkisi tanınmasını önerir. Yükümlülüklerinizi hukukçunuzla teyit edin.

WordPress ile kurulan tanıtım siteniz varsa yerinde kalır; panel onun yanında, ayrı bir adreste çalışır. Site WordPress’te, panel özel yazılımda kalan bu ikili yapıyı ayrı bir yazıda açıkladım; diğer hizmetlerimi hizmetler sayfasında görebilirsiniz.

Programa geçiş hangi sırayla yapılır?

Programdan değil, kâğıttan başlayın: önce aşamalarınızı yazın, sonra bir hafta kâğıt panoda deneyin. Geçiş beş adımda yapılır; hazır program da seçseniz özel panel de yaptırsanız sıra değişmez.

1. Aşamalarınızı yazın: Bir işin sizde geçtiği adımları kendi adlarınızla sıralayın. Liste yedi sekiz satırı geçmesin.
2. Bir hafta kâğıtta deneyin: Duvara bir pano asın, her işi bir kartla izleyin. Hangi bilginin eksik kaldığını bu hafta gösterir.
3. Veriyi kimin gireceğine karar verin: Aşamayı işi yapan kişi mi işaretleyecek, yoksa gün sonunda tek kişi mi?
4. Yalnızca açık işleri aktarın: Eski defterleri taşımayın; devam eden siparişlerle başlayın.
5. İki hafta sonra gözden geçirin: Kullanılmayan alanı kaldırın, eksik kalanı ekleyin.

Aşama listenizi iletişim formunda anlatırsanız hangi yolun atölyenize uyduğuna birlikte bakabiliriz.

Atölye takip programı: sık sorulan sorular