Yazılım Yaptırmak İstiyorum: İhtiyaç Tarifinden Teslime

Siparişler bir Excel dosyasında, teklifler WhatsApp’ta, kimin kime ne söz verdiği ise birinin aklında duruyor. Hazır programlara baktınız; ya işinize uymadı ya da kullanmayacağınız onlarca özelliğin arasında kayboldunuz. Bu noktada yazılım yaptırmak istiyorum demeniz doğal. Yalnız ilk adım yazılımcı aramak değil, çözmek istediğiniz sorunu bir sayfaya yazmaktır.

Yazılım yaptırmak istiyorum diyen işletmeye hangi tür yazılım gerekir?

İşletme sahiplerinin “yazılım” ya da “program” derken aradığı şey çoğu zaman bir web uygulamasıdır: tarayıcıya bir adres yazılarak açılan, kurulum gerektirmeyen, kullanıcı adı ve şifreyle girilen program. “Program yaptırmak istiyorum” ya da “program yazdırmak istiyorum” deseniz de aynı kapıya çıkarsınız. Yine de üç türü ayırmak yanlış teklif almanızı önler.

Firmaya özel yazılım, hazır programın tersine herkese satılmak için değil, yalnızca sizin işletmenizin işleyişine göre yazılır. Ben bu üç türden web uygulaması geliştiriyorum; bayi girişi, takip paneli ya da özel hesaplama gibi, bir tanıtım sitesinin ötesine geçen işler bu gruba girer.

İhtiyacınızı bir sayfada nasıl tarif edersiniz?

Yazılım ihtiyacı, altı soruya kendi cümlelerinizle cevap verilerek tarif edilir. Teknik terim gerekmez; yazılımcının duymak istediği veritabanı yapısı değil, işin bugün nasıl yürüdüğü ve nerede tıkandığıdır.

1. Sorun: Bugün hangi iş nasıl yürüyor ve nerede aksıyor? Örnek: “Siparişler deftere yazılıyor, teslim tarihi gözden kaçıyor.”
2. Kullanıcılar: Programa kimler girecek, kaç kişi, hangi cihazdan? Herkes her şeyi görecek mi?
3. Olmazsa olmaz işler: İlk gün çalışması şart olan üç ile beş işi yazın, gerisini “sonra” başlığına alın.
4. Girilen ve alınan bilgi: Hangi bilgi girilecek; hangi liste, rapor ya da çıktı alınacak?
5. Bağlantılar: Muhasebe programı, e-ticaret siteniz ya da mevcut Excel dosyalarıyla veri alışverişi olacak mı?
6. Bitti ölçütü: “Şu üç şeyi yapabiliyorsam program işini görüyor” diyeceğiniz cümle.

“Stok takip programı istiyorum” bir tarif değildir. “Depoya giren ve çıkan ürün telefondan işlensin, bir ürün belirlediğim adedin altına düşünce bana haber gelsin, ay sonunda hangi üründen kaç adet çıktığını liste olarak göreyim” bir tariftir. Yazılımcı ikincisini okuyunca kaç ekran gerektiğini sayabilir; siz de teklifin neyi kapsadığını denetleyebilirsiniz.

Hazır program mı, firmaya özel yazılım mı?

İşinizin büyük bölümünü karşılayan hazır bir program varsa onu kullanın; özel yazılım, işiniz hazır programa sığmadığında anlam kazanır. Karar vermeden önce, deneme sürümü sunan en az bir hazır programa gerçek bir iş gününüzü baştan sona girin. Nerede takıldığınızı not edin; o notlar özel yazılımın tarifine dönüşür.

Fark	Hazır program	Firmaya özel yazılım
İşe uyum	Siz programa uyarsınız	Program işinize göre yazılır
Başlama	Kayıt ve kısa bir kurulumla	İlk sürüm hazır olunca
Ödeme	Çoğunlukla aylık ya da yıllık abonelik	Başta geliştirme, sonra bakım
Değişiklik	Sağlayıcının takvimine bağlı	Siz istersiniz, ayrı iş olarak yapılır
Kaynak kod	Çoğunlukla sizde olmaz	Sözleşmeye yazılırsa sizde kalır
Ana risk	Fiyat ve özellikler değişebilir	Tek bir yazılımcıya bağlı kalmak

Firmaya ya da şirkete özel yazılım şu dört durumda gündeme gelir:

• Aynı bilgiyi iki üç ayrı programa, bir de Excel’e elle giriyorsanız.
• İşi yürütme biçiminiz (fiyat hesabı, onay sırası, üretim adımları) hazır programların kalıbına girmiyorsa.
• Programa çalışanlarınızın yanında bayilerinizin ya da müşterilerinizin de girmesi gerekiyorsa.
• Kullanıcı başına ücret alan hazır programın bedeli, ekibiniz büyüdükçe bütçenizi zorluyorsa.

Tersi de geçerli. Muhasebe, e-fatura ve bordro gibi mevzuat değiştikçe güncellenmesi gereken işler için özel yazılım yaptırmayın, hazır programı kullanın ve hangisini seçeceğinizi mali müşavirinize danışın. İki kişinin kullandığı düzenli bir Excel dosyası işi görüyorsa onu da değiştirmeniz gerekmez. Ürünlerinizi internetten satmak için de çoğu işletmeye WooCommerce ile kurulan bir e-ticaret sitesi yeter.

Arada bir yol daha var: açık kaynaklı hazır bir ERP ya da CRM sistemini (sipariş, stok ve müşteri takibini tek yerde toplayan sistemler) kurup işinize uyarlamak; ERPNext gibi sistemleri ben de kuruyorum. Kararınız bir programla değil sitenizin altyapısıyla ilgiliyse WordPress mi özel yazılım mı karşılaştırmasına bakın. Mobilya atölyesi işletiyorsanız aynı kararı atölye örneğiyle anlattım: mobilyacıya hazır program mı, özel panel mi.

Program yaptırmak için teklif alırken nelere bakılır?

İşe yarar bir teklif tek satırlık bir tutar değildir; neyin yapılacağını, neyin yapılmayacağını ve neyin ne zaman teslim edileceğini ayrı ayrı yazar. Bir sayfalık tarifinizi hiç değiştirmeden iki üç yere gönderin; aynı tarife verilmiş teklifler yan yana konabilir.

Görüşmede şu dört sorunun cevabını yazılı isteyin:

• Kaynak kod teslim edilecek mi, hangi aşamada?
• Program kimin sunucusunda çalışacak, hesap kimin adına açılacak?
• Teslimden sonra çıkan hatalar hangi koşulla düzeltilecek?
• Sonradan istenen değişiklikler nasıl fiyatlanacak?

Ajans ile serbest çalışan arasındaki farkı web sitesi kime yaptırılır yazısında karşılaştırdım; aynı ölçütler yazılımda da geçerli. Kiminle görüşürseniz görüşün, daha önce yaptığı işleri görmek isteyin; benim yaptığım işler portfolyo sayfasında listeli.

Özel yazılım süreci adım adım nasıl ilerler?

Özel yazılım süreci altı adımda ilerlemeli, her adımın sonunda da elinize görebileceğiniz bir şey geçmelidir. Bir adımın çıktısını görmeden sonrakine geçilmesini kabul etmeyin.

1. İhtiyaç görüşmesi: Bir sayfalık tarifiniz üzerinden sorular sorulur, eksikler tamamlanır.
2. Kapsam ve teklif: Ekran listesi, takvim ve ödeme planı yazılı hâle gelir.
3. Ekran taslakları: Kod yazılmadan önce her ekranın kutulardan oluşan çizimi (tel kafes) size gösterilir. Değişiklik istemenin en ucuz olduğu an budur.
4. İlk çalışan sürüm: Olmazsa olmaz işleri yapan küçük sürüm bir deneme adresinde açılır.
5. Gerçek veriyle deneme: Programı birkaç gün gerçek işlerinizle kullanır, aksayan yerleri liste hâlinde iletirsiniz.
6. Yayın ve teslim: Program asıl adresine alınır, kullanıcı hesapları açılır, kaynak kod ve hesap bilgileri size geçer.

Süreyi de kapsam belirler; özel bir web uygulaması bir tanıtım sitesinden çoğu zaman uzun sürer. Web sitesi tarafındaki takvimi web sitesi ne kadar sürede yapılır yazısında bulabilirsiniz.

İlk sürümü küçük tutmanızı öneririm: üç beş ekranla başlayıp gerçek kullanıma göre büyüyen program daha erken işe yarar ve boşa yazılan özelliği azaltır.

Yazılım yaptırmanın fiyatını ne belirler?

Özel yazılımın fiyatını iş miktarı belirler; iş miktarını da aşağıdaki beş kalem. Kapsam görülmeden söylenen her rakam tahmindir, bu yüzden burada rakam vermiyorum.

• Ekran ve rapor sayısı: Her ekran ayrı tasarlanır, yazılır ve denenir.
• Kullanıcı türleri: Yönetici, çalışan ve bayi farklı şeyler görecekse yetki kuralları işi büyütür.
• Bağlantılar: Muhasebe programı, ödeme sistemi ya da kargo firmasıyla veri alışverişi ayrı kalemdir.
• Veri aktarımı: Eski Excel dosyalarının ve kayıtların yeni programa taşınması.
• Kurallar: Fiyat hesabı, onay zinciri, otomatik bildirim gibi “şu olursa bunu yap” mantıkları.

Bütçeniz belliyse söyleyin; kapsam o bütçeye göre “ilk sürüm” ve “sonraki aşama” diye ikiye bölünebilir. Tarifinizi iletişim formuna yazarsanız kapsamı sizinle birlikte netleştirebilirim.

Kaynak kod ve barındırma kimde kalmalı?

Kaynak kod ve veriler işletmenizde kalmalı, alan adı ile sunucu hesabı da işletmenizin adına açılmalıdır; hepsi işe başlamadan önce yazıya dökülmelidir. Yazılımcıyla yolunuz ayrılsa bile program böylece çalışmaya devam eder.

Kaynak kod, yazılımın yazılımcı tarafından yazılan ve sonradan değiştirilmesini mümkün kılan asıl metnidir. Barındırma (hosting), programın çalıştığı ve verilerinizin durduğu sunucunun kiralanmasıdır. Kod sizde değilse programı kullanabilir ama değiştirtemezsiniz; sunucu hesabı sizde değilse kendi verinize ulaşmanız başkasının iznine kalır.

Teslim günü elinizde şu beş kalem olmalı:

• Kaynak kodun tamamı (sizin adınıza açılmış bir kod deposunda ya da sıkıştırılmış dosya olarak).
• Veritabanının güncel yedeği.
• Sizin e-posta adresinize kayıtlı sunucu ve alan adı hesapları.
• Yönetici kullanıcı adı ve şifresi.
• Kısa bir kurulum ve kullanım notu ile kullanılan hazır bileşenlerin listesi.

Aynı kural web sitesi için de geçerli; ayrıntısı web sitesi yaptırmak istiyorum yazısında.

Teslimden sonra bakım neden gerekir?

Yazılım teslim edildiği gün bitmez; üzerinde çalıştığı sunucu, kullanıcıların tarayıcıları ve sizin işiniz değişmeye devam eder. Bakım, programın çalışır ve güvenli kalması için teslimden sonra düzenli yapılan işlerin toplamıdır. Aşağıdaki ilk iki başlık bakımdır; üçüncüsü bakımla sık karıştırılan yeni iştir.

Teklifte bakımın ayrı bir başlık olarak yazılmasını isteyin: nelerin dahil olduğu, bir sorun bildirdiğinizde ne kadar sürede dönüş yapılacağı, yedeğin hangi sıklıkla alınacağı. Teslim sonrası bakım ve teknik destek hizmeti de veriyorum; verdiğim diğer hizmetleri hizmetler sayfasında görebilirsiniz.

Yazılım yaptırırken sık sorulan sorular