Bayi Sipariş Sistemi: Bayileriniz Sipariş Versin, Siz Takip Edin

Bayilerinizden biri siparişi WhatsApp’tan ürün fotoğrafıyla gönderiyor, diğeri akşam yedide arıyor, üçüncüsü geçen ayın fiyat listesine bakıp yazıyor. Siz de hepsini önce Excel’e, sonra muhasebe programına geçiriyorsunuz. Bayi sipariş sistemi bu zinciri kısaltır: bayi kendi şifresiyle girer, kendi fiyatını görür, siparişini kendisi yazar.

Asıl karar sistemin neyle kurulacağıdır: hazır paket, WooCommerce ya da işletmenize özel web uygulaması. Bunu bayi sayınızdan çok fiyat kurallarınız ve muhasebe programınız belirler. WooCommerce’i de özel yazılımı da kurduğum için hangisinin nerede yetmediğini açıkça yazdım.

Bayi sipariş sistemi e-ticaret sitesinden nasıl ayrılır?

Bayi sipariş sistemi e-ticaret sitesinden iki noktada ayrılır: vitrin yalnızca hesabı açılmış bayiye açılır ve her bayi kendi fiyatını, ödeme ve miktar koşullarını görür. İşletmeden işletmeye (B2B) satış için kurulan bu yapı bayi portalı, B2B sipariş sistemi, bayi yönetim sistemi ya da toptan satış sitesi adlarıyla da anılır.

Konu	Perakende e-ticaret	Bayi sipariş sistemi
Kim görür?	Siteye giren herkes	Yalnızca hesabı açılmış bayi
Fiyat	Herkese aynı	Bayiye ya da bayi grubuna göre
Ödeme	Sipariş anında	Çoğu zaman cari hesaba, vadeli
Miktar	Tek adet de olur	Çoğu zaman koli katı, en az tutar
Siparişten sonra	Kargo takibi	Onay, sevk, bakiye ve ekstre

Bayi siparişini telefon ve WhatsApp ile toplamak nerede tıkanır?

Telefon ve WhatsApp, bayi sayısı azken iş görür; tıkanma, sipariş her gün gelmeye ve fiyat bayiden bayiye değişmeye başladığında görünür.

Bayiye özel fiyat ve iskonto nasıl tanımlanır?

Bayiye özel fiyat, sistemde bayi grubu, iskonto oranı ya da ürüne özel fiyat kuralı olarak tanımlanır; giriş yapan bayi yalnızca kendi kuralıyla hesaplanmış fiyatı görür. Sistemi seçmeden önce bugün fiyatı nasıl verdiğinizi yazıya dökün. Bayi satışında sık görülen kurallar şunlardır:

• Bayi grubu fiyat listesi: Bayiler A, B, C gibi gruplara ayrılır; her grubun kendi listesi olur.
• Liste fiyatından iskonto: Tek bir liste fiyatı vardır, her bayi kendi iskonto oranıyla alır.
• Ürüne ya da kategoriye özel fiyat: Bir bayi belli bir ürün grubunda diğerlerinden farklı fiyat alır.
• Miktar kademesi: Belli bir koli sayısının üstünde birim fiyat düşer.
• Dönemsel kampanya: Belli tarihler arasında seçili ürünlerde ek iskonto uygulanır.

İki kural aynı siparişe denk gelirse hangisi geçer: grup fiyatı mı, kampanya mı, ikisi üst üste mi? Bunu da yazın. Fiyat listeniz döviz üzerindeyse sipariş anındaki kurun mu, sevk günündeki kurun mu geçerli olacağına; fiyatın KDV hariç mi, dahil mi gösterileceğine baştan karar verin.

Seçimi asıl belirleyen istisnalardır: “bu bayiye eski fiyat uygulanır”, “şu ürün o bölgeye satılmaz” gibi. Denediğiniz sistemin ayar ekranında bunları tek tek kurun; hepsi sığıyorsa hazır çözüm yeter, sığmayan her kural özel geliştirme demektir.

Bayi panelinde neler görünmeli: stok, sipariş durumu, cari bakiye

İyi bir bayi paneli, bayinin size telefon açmasına neden olan dört soruyu kendi başına cevaplar: kaça alırım, stokta var mı, siparişim nerede, bakiyem ne kadar? Bunu şu ekranlar yapar:

• Ürünler: Ürün kodu, bayinin kendi fiyatı, koli içi adet ve stok durumu aynı satırda.
• Hızlı sipariş: Ürün kodu ve adetle satır satır sipariş ya da önceki siparişi tek tıkla tekrarlama.
• Siparişlerim: Her siparişin aşaması (alındı, onaylandı, hazırlanıyor, sevk edildi) ve sevk bilgisi.
• Cari hesabım: Güncel bakiye, vadesi gelen tutar ve hesap hareketlerinin dökümü (ekstre).
• Belgeler: Fatura kopyaları, güncel katalog ve fiyat listesi.

Stoğu adet olarak göstermek zorunda değilsiniz; kalan miktarı paylaşmak istemiyorsanız “Stokta”, “Sınırlı”, “Üretimde” etiketleri ve tahmini sevk tarihi yeter. Bayinin birkaç çalışanı sipariş verecekse her birine ayrı kullanıcı açın; kimin neyi istediği kayıtta kalır.

Bakiye panelde görününce bir kural daha kurulabilir: borcu belirlediğiniz sınırı aşan ya da vadesi geçmiş ödemesi olan bayinin siparişi sizin onayınızı bekler. Her bayinin sınırını kimin belirleyip güncelleyeceğini önceden kararlaştırın.

Muhasebe programıyla bağlantı nasıl kurulur?

Bağlantı, muhasebe programınızın dışarıya veri veren arayüzü üzerinden kurulur: ürün, stok ve cari bilgi programdan panele gelir, sipariş panelden programa yazılır. Bağlantı yoksa aynı bilgi iki yerde ayrı ayrı güncellenir. Kurulumdan önce her bilginin nerede tutulduğunu yazın:

Bilgi	Nerede tutulur?	Yönü	Ne sıklıkla?
Ürün kartı ve kodu	Muhasebe programı	Programdan panele	Değiştikçe
Stok	Muhasebe ya da depo programı	Programdan panele	Gün içinde sık sık
Sipariş	Bayi paneli	Panelden programa	Sipariş anında
Cari bakiye ve ekstre	Muhasebe programı	Programdan panele	Günde en az bir kez

Fiyat listesini tek bir yerde tutun; iki yerde tutulan fiyat er geç ayrışır. Faturayı muhasebe programınızda kesmeye devam etmenizi öneririm; e-Fatura gibi mali mevzuata bağlı işler mali müşavirinizin bildiği düzende kalsın, panel yalnızca faturanın kopyasını göstersin. Program sağlayıcınıza şunları sorun:

• Programın dışarıya veri veren bir arayüzü (API, yani iki programın birbirine veri göndermesini sağlayan bağlantı noktası) var mı, ek lisans gerektiriyor mu?
• Bu arayüzden sipariş yazılabiliyor mu, yoksa yalnızca veri okunabiliyor mu?
• Cari bakiye ve ekstre aynı yoldan alınabiliyor mu?

Hazır B2B paketi mi, WooCommerce mu, özel web uygulaması mı?

Üç yol da bayi girişi ve bayi fiyatı sunabilir; ayrıldıkları yer kurallarınıza ne kadar uydukları ve verinin nerede durduğudur. Kurallarınız standartsa hazır paket ya da WooCommerce çoğu zaman yeter; kurallarınız size özgüyse ya da muhasebe programınız hazır seçeneklerde desteklenmiyorsa özel web uygulaması daha uygun olur.

Ölçüt	Hazır B2B paketi	WooCommerce ve eklenti	Özel web uygulaması
Uyduğu iş	Standart bayi grupları	Birkaç fiyat kuralı, perakende de var	Size özgü fiyat, onay, cari kuralı
Fiyat kuralları	Ayar ekranı kadar	Eklentinin sunduğu kadar	Kurallarınıza göre yazılır
Muhasebe bağlantısı	Desteklenen programlarla	Hazır eklenti yoksa ayrı iş	Programınıza göre yazılır
Ödeme biçimi	Abonelik	Kurulum, lisans, barındırma	Geliştirme ve bakım
Site ve veri	Sağlayıcının sisteminde	Kendi barındırma hesabınızda	Sözleşmeye yazılırsa sizin hesabınızda

Dördüncü yol bir ERP sistemidir: sipariş, stok ve cari hesap tek yerde tutulur. Açık kaynaklı ERPNext’in müşteri portalında, portal kullanıcısı olarak eklenen müşteri teklif, sipariş, fatura ve sevkiyatlarını görür. ERPNext kurulumunu da yapıyorum; ama muhasebeniz başka programdaysa yalnızca portal için ERP’ye geçmek ayrı ve büyük bir karardır.

Abonelikli altyapıyla WooCommerce’in farkını ikas mı WooCommerce mi karşılaştırmasında, ERP’yi ön muhasebe programından ayıran şeyleri CRM ve ERP farkı yazısında anlattım.

WooCommerce ile bayi sipariş sistemi kurulur mu?

Fiyat kurallarınız birkaç bayi grubundan ve basit iskontolardan oluşuyorsa kurulur. WooCommerce, WordPress’e kurulan açık kaynaklı bir e-ticaret eklentisidir; kendi sitemde de kullanıyorum. Müşteri hesabı hazır gelir: giren kullanıcı geçmiş ve güncel siparişlerini görür.

Standart bir WooCommerce ürününde satış fiyatı için yalnızca normal ve indirimli fiyat alanı bulunur. Bayi satışına özgü şu özellikler eklentiyle gelir; WooCommerce’in resmî eklenti mağazasında bunlar için ücretli eklentiler var:

• Bayiye ya da bayi grubuna göre değişen fiyat ve miktar kademesi
• Giriş yapmamış ziyaretçiden fiyatı gizleme
• En az ve en çok sipariş adedi ya da tutarı
• Bayi başvurusunu elle onaylama
• Bayi grubuna göre ödeme ve kargo seçeneklerini sınırlama

Bu eklentilerin bir kısmını WooCommerce ekibi değil başka geliştiriciler yazar; güncellemeleri onların takvimine bağlıdır. Ürün listesi Excel’den CSV dosyası olarak WooCommerce’in kendi içe aktarma aracıyla toplu yüklenir ve ürün koduna (SKU) göre güncellenir. Sipariş ve ürün verisi için bir REST API’si de vardır; muhasebe bağlantısı bu yoldan kurulabilir.

Cari bakiye ve ekstre muhasebe programında durduğu için onları göstermek çoğu zaman o programa özel bir bağlantı ister. Fiyat, onay ve muhasebe işleri ayrı eklentilere dağılıyorsa her güncellemede uyumlarını denetlemek gerekir; o noktada hepsini tek bir özel uygulamada toplamayı düşünün. Perakende ve bayi satışını tek sitede toplamak istiyorsanız WooCommerce ile e-ticaret sitesi sayfama bakın.

Bayi sistemine geçiş nasıl planlanır?

Geçiş, yazılım seçmekten önce verinizi toparlamakla başlar; bayilerin sistemi gerçekten kullanması ise ilk haftalarda nasıl davrandığınıza bağlıdır. Şu sırayı öneririm:

1. Ürün kodlarını tekleştirin: Her ürünün tek kodu olsun, muhasebedeki kodla aynı olsun.
2. Fiyat kurallarını yazın: Grup listeleri, iskontolar ve bütün istisnalar tek sayfada dursun.
3. Bayileri gruplayın: Her bayinin grubunu ve hesabına kimlerin gireceğini belirleyin.
4. İlk sürümü dar tutun: Giriş, bayi fiyatı, sipariş ve sipariş durumu yeter; cari ve muhasebe bağlantısı ikinci aşamaya kalabilir.
5. İki üç bayiyle deneyin: Sık sipariş veren bayilerle birkaç hafta gerçek siparişle kullanın.
6. Bütün bayilere açın: Giriş bilgisini her bayiye ayrı gönderin, ilk siparişi telefonda birlikte verin.
7. Eski kanalı kademeli kapatın: WhatsApp’tan gelen siparişe panelin adresini gönderin, telefon siparişini belli bir tarihten sonra bırakın.

Teklif, kaynak kod ve sunucu hesabı konusunda dikkat edilecekleri yazılım yaptırmak isteyenler için hazırladığım rehberde anlattım; bunlar bayi paneli için de geçerlidir. Hizmetin kapsamı özel web uygulaması geliştirme sayfasında, yaptığım işler portfolyoda duruyor.

Bayi sipariş sistemi hakkında sık sorulan sorular