Online Randevu Sistemi: Web Sitenize Nasıl Eklenir?

Randevuları telefonda, WhatsApp’ta ve bir ajandada tutuyorsunuz; mesai bitince gelen mesajlar sabaha kalıyor, bazen aynı saate iki kişi yazılıyor. Online randevu sistemi, müşterinin boş saatleri kendisi görüp randevusunu sizi aramadan almasını sağlar. Kurmanın üç yolu var ve size uyanı, kaç kişinin randevu verdiği ile müşteri listenizi nerede tutmak istediğiniz belirler.

Online randevu sistemi nedir, ne işe yarar?

Online randevu sistemi, müşterinin sitenizde ya da bir bağlantıda müsait saatleri görüp hizmeti, saati ve gerekiyorsa çalışanı seçerek randevusunu kendisinin oluşturduğu yazılımdır. Randevu kaydedildiği anda o saat başkasına kapanır, size ve müşteriye onay mesajı gider.

Randevu sistemi, sitedeki bir randevu isteği formuyla aynı şey değildir. Formda müşteri istediği günü yazar, siz arayıp teyit edersiniz; randevu sisteminde ise yalnızca boş saatleri görür ve teyit beklemez. Sistem size iki şey kazandırır: telefonda saat ayarlamaya giden zamanı ve mesai dışında kaçırdığınız randevuları.

Online randevu sistemi kurmanın üç yolu nedir?

Üç yol vardır: hazır randevu uygulaması, WordPress randevu eklentisi ve işletmeye özel randevu modülü. Müşteri tarafında üçü de benzer görünür; farkları kaydın nerede durduğu, kuralların ne kadar size göre ayarlanabildiği ve masrafın abonelikle mi, kurulumla mı oluştuğudur.

Ölçüt	Hazır uygulama	WordPress eklentisi	Özel modül
Nerede çalışır?	Uygulamanın kendi sunucusunda	Kendi sitenizde	Sitenizde ya da kendi sunucunuzda
Müşteri listesi	Uygulamanın hesabında	Çoğunlukla sitenizin veritabanında	Sizin veritabanınızda
Nasıl kurulur?	Bağlantı ya da gömme kodla	Eklenti kurulup ayarlanır	İhtiyaca göre geliştirilir
Uyduğu iş	Tek kişilik, az hizmetli işler	Birkaç çalışanlı salon ve klinik	Ayarlara sığmayan kurallar
Sınırı	Kural ve görünüm uygulamaya bağlı	Gelişmiş özellikler çoğu zaman ücretli	Yapımı uzun, ilk masraf yüksek

Hazır randevu uygulaması kimin işini görür?

Hazır randevu uygulaması, tek başına çalışan ve birkaç hizmet veren kişinin işini görür: diyetisyen, özel ders veren öğretmen, tek koltuklu berber. Hesap açar, hizmetleri ve saatleri girersiniz; uygulama bir randevu sayfası verir, siz de bağlantısını sitenize, Instagram profilinize ve WhatsApp mesajlarınıza koyarsınız.

Google Takvim’in randevu programı özelliği de bu işi görür. Google’ın yardım sayfalarına göre kişisel hesapla tek bir rezervasyon sayfası açılabilir; birden fazla randevu programı, otomatik e-posta hatırlatması ve ödeme alma uygun bir Google Workspace ya da Google One aboneliği ister. Bağlantıyı Google İşletme Profili’nin rezervasyon bölümüne de ekleyebilirsiniz; profilin kendisi hiç görünmüyorsa önce Google Haritalar’da görünmeme sorununu çözün.

Hazır uygulamada abonelik kadar önemli bir bedel daha var: müşteri listesi başkasının hesabında birikir. Telefon numaraları, randevu geçmişi ve notlar uygulamanın veritabanında durur; ayrılırken ne kadarını alabileceğiniz, uygulamanın dışa aktarma imkânına bağlıdır.

Abonelik başlatmadan önce şu soruların cevabını uygulamanın kendi yardım sayfalarından bulun:

• Aboneliği bırakırsam müşteri listemi ve geçmiş randevuları dosya olarak alabilir miyim?
• Uygulama müşterime beni kendi listesinde başka işletmelerle yan yana mı gösteriyor?
• SMS hatırlatması pakete dahil mi, ayrıca mı ücretleniyor?
• Müşteri verileri hangi ülkedeki sunucuda tutuluyor?

WordPress randevu eklentisi ne zaman yeter?

Siteniz WordPress ile çalışıyorsa randevu eklentisi, birkaç çalışanı olan bir kuaför ya da klinik için çoğu zaman yeter. Randevu sayfası sitenizin içinde, sizin tasarımınızla açılır; kayıtlar çoğunlukla sitenizin kendi veritabanında durur. Siteniz yoksa WordPress ile web sitesi kuruyorum; bu site de WordPress ile çalışıyor.

Eklenti seçerken ücretsiz sürümle ücretli sürüm arasındaki farka bakın. Örneğin WordPress.org dizinindeki sayfalarına göre (Kasım 2026) Bookly’nin ücretsiz sürümünde en fazla beş hizmet tanımlanabiliyor ve çevrim içi ödeme alınamıyor. Bookly’de de Amelia’da da sınırsız çalışan ve Google Takvim bağlantısı ücretli sürümde.

Randevuyu ödemeyle birlikte satmak istiyorsanız WooCommerce’in resmî Bookings eklentisi ayrı bir seçenektir. WooCommerce.com’daki ürün sayfasına göre yıllık ücretli bu eklenti, çalışanı, odayı ya da cihazı kaynak olarak tanımlayıp aynı saate iki randevu düşmesini engeller, randevuların arasına boşluk koyar ve randevudan bir gün önce hatırlatma e-postası gönderir. Kapora için ayrıca Deposits eklentisi gerekir.

Özel randevu modülü ne zaman gerekir?

Özel randevu modülü, randevu kuralınız hazır yazılımların ayarlarına sığmadığında gerekir. Çoğu hazır araç “hizmet, çalışan, saat” üçlüsü etrafında kurulur; örneğin WooCommerce Bookings belgelerine göre her randevu tek bir kaynak kullanır, yani aynı randevuda hem uzmanı hem odayı ayıramazsınız. Bunun dışına çıkan kural ya ayarlara zorla sığdırılır ya da her gün elle düzeltilir. Şu durumlar genellikle sınırı aşar:

• Randevu için uzmanın, odanın ve cihazın aynı anda boş olması gerekiyor; bu birleşim hizmetten hizmete değişiyor.
• Müşteri on seanslık paket alıyor; kalan seans sayısı randevu alırken görünmeli.
• İki şubeniz var ve çalışanlar şubeler arasında gün gün yer değiştiriyor.
• Alınan randevu, kullandığınız müşteri takip ya da muhasebe programına kendiliğinden işlenmeli.

Bu durumda randevu, işletmeye özel bir web uygulamasının parçası olarak yapılır: tanıtım sitesi WordPress’te kalabilir, randevu ve müşteri kayıtları ayrı bir yönetim panelinde durur. Site ile panel ayrımını WordPress mi, özel yazılım mı yazısında, ihtiyacı geliştiriciye nasıl tarif edeceğinizi yazılım yaptırma rehberinde anlattım. Böyle panelleri işletmeye özel web uygulaması olarak geliştiriyorum.

Tek koltuklu bir berber ya da tek başına çalışan bir danışman için özel modül gereksiz bir masraftır. Hazır bir araçla başlayın; elle düzelttiğiniz kurallar biriktikçe ihtiyaç kendiliğinden belli olur.

Bir randevu sisteminde hangi özellikler olmalı?

Hangi yolu seçerseniz seçin, bir randevu sisteminde en az şu altı özellik olmalı: hizmet süresi ve ara payı, çalışan ve oda planı, iptal ve saat değişikliği, yönetim ekranı, takvim eşitleme, müşteri kartı.

• Yönetim ekranı: Günün randevularını telefondan görebilmeli, telefonla gelen randevuyu aynı takvime elle girebilmelisiniz.
• Takvim eşitleme: Sistem Google Takvim’inizdeki dolu saatleri kapatabilmeli, alınan randevu da takviminize düşmeli.
• Müşteri kartı: Geçmiş randevular ve notlar müşterinin adı altında toplanmalı.

Müşteri tarafındaki akışı dört ekranda tutmaya çalışın: hizmet, çalışan, gün ve saat, onay. Her ek soru telefondaki müşteri için bir vazgeçme noktasıdır; adres ya da doğum tarihi gibi bilgileri kullanmıyorsanız istemeyin.

Hatırlatma mesajı ve kapora nasıl ayarlanır?

Hatırlatma, bildirim ayarlarında mesajın randevudan ne kadar önce ve hangi kanaldan gideceği seçilerek kurulur; unutulan randevuya karşı ilk önlemdir. E-postada genellikle mesaj başına ücret çıkmaz; SMS ise bir SMS sağlayıcısı üzerinden gönderilir ve çoğu zaman ayrıca ücretlidir.

Hatırlatmayı kampanya mesajından ayırın. Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik, satın alma, teslimat ve benzeri durumlara ilişkin bildirimlerde önceden onay aramaz, ancak bu bildirimlerde ürün ya da hizmet tanıtılamaz; randevu hatırlatması bu tür bir bildirim sayılabilir. Kampanya duyurusu içinse 6563 sayılı Kanun’a göre önceden onay gerekir ve İleti Yönetim Sistemi’ne (İYS) aktarılmayan onay geçersiz sayılır; güncel uygulamayı hukukçunuzla teyit edin.

Kapora, randevu ekranına bir ödeme adımı eklenerek alınır ve gelmeyen müşterinin boş bıraktığı saatin yükünü azaltır; uzun ve hazırlık isteyen hizmetlerde daha anlamlıdır. İptal ve iade kuralını ödeme butonundan önce açıkça yazın: hangi saate kadar iptalde iade yapılır, geç iptalde ne olur. Bu kuralı tüketici mevzuatı açısından hukukçunuzla gözden geçirin. Sitenizde kullanabileceğiniz ödeme yollarını WooCommerce ödeme yöntemleri yazısında bulabilirsiniz.

Klinik, kuaför ve danışman için randevu nasıl kurgulanır?

Kurguyu randevunun neye bağlı olduğu belirler: klinikte uzman, oda ve cihaza; kuaförde çalışana ve hizmet süresine; danışmanda görüşmenin yerine ya da bağlantısına.

İşletme	Randevu neye bağlı?	Dikkat edilecek nokta
Diş ya da estetik kliniği	Uzman, oda ve cihaz	Formda sağlık bilgisi istememek
Kuaför, berber, güzellik merkezi	Çalışan ve hizmet süresi	Birden çok hizmetin toplam süresi
Danışman, diyetisyen, özel ders	Görüşmenin yeri ya da bağlantısı	Görüşme bağlantısının onayla gitmesi
Pilates ya da yoga stüdyosu	Ders saati ve kontenjan	Paket derste kalan hak

Bazı kliniklerde hasta hekimi değil, yalnızca hizmeti ve saati seçer; bu kurguda uygun uzmanı ve odayı sistem eşleştirir. Hekim tanıtımı, hasta yorumları ve sağlık tanıtım sınırlarını doktor web sitesi yazısında anlattım.

Kuaförde müşteri tek randevuda birkaç hizmet seçebilir: kesim ve fön, boya ve bakım. Sistem toplam süreyi hesaplayıp ona göre boş saat göstermelidir; yoksa uzun bir işlem arkasındaki randevunun üstüne biner.

Randevu sistemi oluşturmadan önce hangi adımları atmalısınız?

Kurulumdan önce aşağıdaki sekiz maddeyi yazıya dökün; hangi yolu seçeceğiniz ve geliştiriciden ne isteyeceğiniz bu cevaplardan çıkar.

1. Hizmetleri ve sürelerini yazın. Her hizmet kaç dakika sürüyor, arkasına ne kadar hazırlık payı gerekiyor?
2. Randevuyu kimin verdiğini belirleyin. Tek kişi mi, birkaç çalışan mı; kim hangi hizmeti yapıyor?
3. Oda, koltuk ya da cihaz sınırını not edin. Aynı anda kaç randevu alınabileceğini çoğu zaman kişi değil, yer belirler.
4. Çalışma saatlerini çıkarın. Öğle arası, resmî tatiller ve izin günleri de listede olsun.
5. İptal kuralını yazın. Kaç saat öncesine kadar ücretsiz iptal var, kapora alınacak mı?
6. Hatırlatma kanalını seçin. E-posta mı, SMS mi; randevudan ne kadar önce gidecek?
7. Müşteri listesinin yerine karar verin. Uygulamanın hesabında mı, kendi sitenizde mi; ayrılırsanız kayıtları nasıl alacaksınız?
8. Yayına almadan önce deneyin. Telefonunuzdan deneme randevusu alın, saatini değiştirin, iptal edin, hatırlatmanın geldiğini görün.

Bu liste teklif isterken de işe yarar: cevapları gören geliştirici, hangi yolun uyduğunu çoğu zaman ilk görüşmede söyleyebilir. Cevaplarınızı iletişim formuna yapıştırmanız yeterli.

Online randevu sistemi hakkında sık sorulan sorular